La tenue de la comptabilité d’une association

Pour la plupart des associations, tenir la gestion de la trésorerie est une loi à respecter. Certaines petites structures ne sont pas obligées de s’y tenir, néanmoins c’est plus que recommandé. En effet, être aussi régulier que précis dans la tenue et le suivi des comptes offre de multiples avantages, tels que :

  • Augmenter la crédibilité de l’association.
  • Renforcer la confiance des membres de l’association, ainsi que celle de son public.
  • Contrôler minutieusement les dépenses.
  • Gérer correctement les fonds perçus.
  • Ne pas dépasser les ressources prévues pour chaque investissement.
  • Être dans la légalité et la transparence en cas de contrôle par l’administration fiscale.

Comment tenir les comptes d'une association loi 1901

En général, les membres d’une association désignent un trésorier qui consacrera quelques heures par mois à la comptabilité de l’association.

Le bilan comptable de fin d’année, et l’obligation de présenter les comptes annuels lui demanderont cependant plus de temps et d’investissement lors de cette période. Aussi le comptable désigné se doit d’être scrupuleux, engagé et motivé. Le plan comptable dépendra de l’activité de l’association. Le fonctionnement de la comptabilité de trésorerie est très simple : enregistrer, à partir des relevés du compte bancaire, toutes les opérations de l’association sous la forme « recettes/dépenses ».

C’est pourquoi les documents transmis par la banque sont très importants et ils doivent être conservés. Ils permettent donc de justifier le solde du compte bancaire. La plupart des comptables utilisent des logiciels spécifiques à leur activité, leur permettant ainsi de gagner un gain de temps considérable.

Quelques règles à prendre en considération

Comme pour les entreprises, certaines règles de base sont à respecter concernant la comptabilité des associations. Elles sont prévues dans le plan comptable de chacune d’entre elles. Pour les associations à petite structure, qui ne sont pas soumises à une obligation de tenue comptable, il est toutefois fortement conseillé de la mettre en place. Ainsi, la gestion de la comptabilité sera beaucoup plus simple. De plus, il y aura des traces de chaque mouvement comptable, même les plus basiques.

Il existe deux grands types de comptabilité :

  • La comptabilité simplifiée : c’est la comptabilité de trésorerie, qui regroupe chacune des recettes et des dépenses dans un registre prévu à cet effet, selon le choix du comptable dédié à cet exercice. Le revers de la médaille de cette méthode très réduite est qu’elle est bien souvent insuffisante. Certaines erreurs peuvent passer inaperçues. En effet, les bilans et autres comptes de résultat ne sont pas toujours assez détaillés, voire inexistants. Alors qu’ils ont leur importance, notamment pour négocier l’obtention d’un prêt ou de subventions, par exemple.
  • La comptabilité d’engagement (appelée également complète) : cette comptabilité est nettement plus élaborée que la simplifiée. En effet, il faut enregistrer chaque opération deux fois, c’est le principe même de la comptabilité en partie double. Enregistrer la même opération deux fois permet une vision sous deux angles différents : une fois au débit d’un compte, une fois au crédit d’un autre compte. Le montant des deux enregistrements doit bien sûr être rigoureusement identique à chaque fois. Ce système permet de voir quelles sont les ressources utilisées et la façon dont elles le sont.

Dans les statuts, il est spécifié que le trésorier doit rendre les comptes de l’association visibles à tous les membres qui le souhaitent. L’assemblée pourra alors donner son approbation pour des dépenses éventuelles ou tout autre mouvement nécessaire sur le compte bancaire de ladite association. Concernant l’approbation des comptes, toutes les associations n’y sont pas soumises de manière obligatoire.

Les conditions qui l’imposent sont les suivantes :

  • Les ressources de l’association sont supérieures à 3,1 millions d’euros.
  • Le bilan comptable de l’association est d’au moins 1,55 million d’euros, voire plus.
  • L’association compte plus de 50 salariés.

En savoir plus sur les comptes annuels

En France, à la fin de l’année écoulée, la plupart des associations doivent présenter leurs comptes annuels :

  • Le bilan comptable : il évalue le patrimoine de l’association et fait état de l’actif (comptes bancaires créditeurs, créances, stocks, etc.) et le passif (apports, dettes, mais aussi solde débiteur du compte bancaire).
  • Le compte de résultat : il permet de vérifier si l’activité est excédentaire ou déficitaire. Il fait état de ce qui a été produit (ventes, subventions, produits divers et variés), mais également des dépenses (divers achats, impôts, charges sociales et salaires éventuels, dépenses exceptionnelles, voire non prévues, amortissements et provisions). Si la différence entre la production et les dépenses s’avère positive, le solde de l’association est excédentaire. En revanche, si elle est négative, le solde de l’association est déficitaire.
  • Les annexes : elles sont méthodiques et rigoureuses, afin de pouvoir se projeter. Bien souvent conçues sous forme de tableaux, elles permettent de comprendre, principalement, les immobilisations, les contributions volontaires, les sommes restant à payer ou bien encore les échéances à venir.

Si vous souhaitez plus de renseignements sur la façon de tenir la comptabilité d’une association, nous vous invitons à lire ce récapitulatif clair et précis : compte courant association loi 1901.

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