Les fonctions de secrétariat dans une organisation associative à but non lucratif

Les postes et responsabilités dans une association 1901 sont divisés en plusieurs types de missions, étant chacune assurée par un membre du bureau. Néanmoins, il est possible que certaines tâches ne soient pas officiellement attribuées à un seul et même individu, mais qu’elles soient plutôt réalisées de manière plus officieuse, par le président de l’association par exemple.

C’est le cas du rôle de secrétaire, qui n’existe à part entière que si les statuts le définissent. Pour autant, il s’agit d’un poste d’importance, notamment dans les associations qui organisent des réunions régulières, qui ont besoin de gérer plusieurs tâches administratives et qui s’inscrivent dans un cadre juridique particulier. De même, le type d’activité de l’association ainsi que les fonctions et les responsabilités attribuées aux autres membres de la direction peuvent nécessiter la présence d’un secrétaire en capacité de gérer et d’assumer la responsabilité de l’ensemble de l’administration.

Association loi 1901 - Le rôle du secrétaire

L’organisation interne et le bon fonctionnement de l’association

Comme c’est le cas dans une entreprise ou dans la fonction publique, le secrétaire se voit confier les missions liées à l’administration, afin de permettre une bonne gestion de la structure et de tenir informés tous les membres des décisions et modifications mises en place lors des diverses réunions.

Ainsi, le rôle de secrétaire implique d’abord la rédaction et l’envoi des convocations pour les instances annuelles, telles que l’Assemblée Générale ou le Conseil d’Administration. De même, il doit envoyer une convocation officielle (par courrier ou par e-mail) aux membres du bureau ainsi qu’aux adhérents de l’association pour les autres réunions ayant lieu au cours de l’année. Afin de respecter au mieux la responsabilité qui lui incombe, il doit y faire figurer la date et le lieu de la réunion, ainsi que l’ordre du jour, et l’envoyer dans un délai convenable (souvent établi à 2 semaines).

Le secrétaire est aussi la personne qui doit établir et signer les comptes-rendus de réunions afin de pouvoir offrir un résumé clair qui permettra de garder une trace des discussions qui ont été engagées et de communiquer les décisions prises auprès des adhérents et des membres qui n’auraient pas pu être présents. À la suite d’une réunion, le secrétaire est également chargé d’archiver ce document (et d’en envoyer une copie aux adhérents), avec la convocation de la réunion en question ainsi qu’une liste émargée des personnes présentes et de celles qui ont été représentées, et une liste des adhérents absents.

Effectivement, le poste de secrétaire a aussi pour objet des missions d’archivage et de classification, qui facilitent la gestion de l’association, permettant de retrouver aisément tout document utile et de prouver que l’association agit en accord avec la loi en vigueur en cas de contrôle. Ses fonctions incluent alors la création de divers dossiers comportant les statuts de l’association, son règlement intérieur, les comptes-rendus, la liste des adhérents de la structure, les accords de subvention, les factures exceptionnelles (en liaison avec le trésorier), etc.

Les relations des secrétaires d’associations avec les organismes externes

En complément de l’administration interne de l’association, le secrétaire, tout comme le président et le trésorier, a pour responsabilité d’échanger avec certaines structures extérieures et les personnes physiques qui souhaitent entrer en contact avec l’association :

  • Il est chargé de répondre aux courriers adressés à l’association, ou, si nécessaire, de les transmettre aux dirigeants de l’association concernés ou aux institutions compétentes.
  • Dans le cadre de ses fonctions, il doit aussi gérer les relations avec la préfecture quand il s’agit de faire créer ou de faire changer les statuts ou tout simplement de déclarer une association à but non lucratif.
  • Le secrétaire en place est également responsable de la publication au Journal Officiel, qui s’effectue lors de la déclaration en préfecture, et des modifications de cette publication, qui peuvent concerner le nom de l’association, son objet (activité pour laquelle elle a été créée) et son siège social.

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