Pour qu’une association puisse fonctionner correctement, il est souvent utile de nommer des représentants chargés de la bonne organisation de l’association. Si la loi ne prévoit aucun poste obligatoire au sein d’une association loi 1901, les statuts de l’association peuvent mentionnés différents postes que l’on appelle un bureau.
Très souvent, une association est constituée d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Cela permet de diviser les charges de travail, mais aussi de diviser les responsabilités et les pouvoirs au sein du groupe. Une association bien organisée bénéficie également d’une meilleure crédibilité face aux acteurs externes. C’est pourquoi de nombreuses associations choisissent d’ajouter différents postes dans les statuts de leur association.
Quel est le rôle que doit avoir un président, un trésorier ou un secrétaire ? De quelles activités sont-ils réellement chargés ? Qu’en est-il de leurs responsabilités ? Lumière sur le fonctionnement interne d’une association loi 1901.
Le fonctionnement légal d’une association loi 1901
La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit pas de postes obligatoires au sein d’une association loi 1901 (ou association à but non lucratif). Elle peut être créée par au moins deux personnes de plus de 16 ans auprès de la préfecture. La nationalité n’importe pas dans le droit de créer ou non une association en France. Ainsi, une association peut tout à fait fonctionner sans organe d’administration.
Il convient toutefois de définir lors de la création de l’association un représentant légal qui se chargera de l’administration. Il devra alors fournir son nom, sa profession, son adresse et sa nationalité. Ainsi les règles internes d’une association sont libres et sont décidées lors de la rédaction des statuts de l’entreprise.
Lors de cette rédaction, les créateurs sont libres de choisir leurs organes de fonctionnement, leurs rôles, leurs représentants et leurs fonctions vis-à-vis des tiers.
Exception : certaines associations (comme celles relatives à la pêche ou à la protection du milieu aquatique) ont l’obligation d’adopter des statuts types.
Les instances dirigeantes d’une association
Même si la loi ne prévoit aucun poste ou aucune instance dirigeante au sein d’une association loi 1901, une organisation traditionnelle est souvent adoptée pour faciliter l’organisation et répartir le pouvoir. Ces instances dirigeantes sont alors composées :
- D’une assemblée générale.
- D’un conseil d’administration.
- D’un bureau.
L’assemblée générale
Ce sont une fois encore les statuts de l’association qui définissent la composition et les attributions de l’assemblée générale, mais également la périodicité des réunions, les conditions de convocation ou encore de vote. Vous l’aurez compris, les statuts de l’association sont véritablement ce qui définit les postes au sein d’une association. L’organisation d’une association loi 1901 est donc propre à chacune des associations.
Si les statuts ne prévoient aucune précision concernant l’assemblée générale, tous les membres de l’association devront être convoqués à l’assemblée et cette dernière disposera d’une compétence décisionnaire sur les sujets ne relevant pas de la gestion courante de l’association. Ainsi, elle pourra s’occuper de domaines comme :
- La nomination et la révocation des dirigeants.
- L’approbation ou le rejet des comptes.
- La modification des statuts.
- L’engagement d’une action en justice.
- L’acquisition ou la vente de biens immobiliers.
- L’exclusion d’un membre.
Une assemblée générale est toutefois obligatoire dans certains cas (associations titulaires d’un agrément de l’État, associations réglementées, etc.) ou pour pouvoir prendre certaines décisions spécifiques (demander une reconnaissance d’utilité publique, approuver les comptes annuels, etc.).
Le conseil d’administration
Tout comme pour l’assemblée, un conseil d’administration n’est pas obligatoire au sein d’une association (sauf les associations soumises à des statuts types). Une association est dotée d’un conseil d’administration si celui-ci est stipulé dans les statuts. Sa composition, son attribution, la périodicité des réunions, ou encore les conditions de convocation seront alors prévues dans ces statuts.
Si aucune précision concernant le conseil d’administration n’est apportée dans les statuts, le conseil est alors chargé d’assurer la gestion courante de l’association (préparation du budget, préparation des réunions de l’Assemblée générale, exécution des décisions, etc.).
Le bureau
La dernière instance dirigeante communément utilisée au sein d’une association est le bureau. Le bureau est constitué :
- D’un président et d’éventuels autres vice-présidents.
- D’un trésorier et d’éventuels autres vice-trésoriers.
- D’un secrétaire et d’éventuels autres vice-secrétaires.
La tenue d’un bureau n’est encore une fois pas obligatoire (voir l’article : Fonctionnement sans président). Chaque poste créé doit alors être mentionné dans les statuts de l’association en précisant les rôles de chacun. Le bureau s’occupe de la gestion courante en dehors des domaines dont s’occupe déjà le conseil d’administration.
Le poste de président
Le rôle et les fonctions du président doivent être clairement définis lors de la rédaction des statuts de l’association afin que ses attributions et ses responsabilités soient le plus claires possible. D’une manière générale, le président est la personne qui a le plus de responsabilités puisqu’il est mandaté par l’assemblée générale pour être leur représentant. Il représente finalement toute l’association dans les actes de la vie civile.
Bon à savoir : il ne faut pas confondre le président et le représentant légal. Le président n’est pas nécessairement le représentant légal et inversement.
Selon ce qui est rédigé dans les statuts concernant le rôle du président, ce dernier peut par exemple :
- Veiller à ce que les décisions du conseil et de l’assemblée soient bien exécutées.
- Signer des contrats au nom de l’association et ainsi devenir l’employeur des éventuels salariés de l’association.
- Veiller à la bonne organisation générale de l’association et ses prescriptions légales.
- Superviser le trésorier concernant les dépenses (ouvrir et faire fonctionner des comptes bancaires).
- Représenter les membres auprès des partenaires ou après de la presse.
Le poste de trésorier
Le rôle et les fonctions du trésorier doivent également être clairement rédigés dans les statuts de l’association. Un trésorier est chargé de s’occuper des finances et des comptes de l’association. Il peut partager ou non ce rôle avec le président, mais il est bien souvent sous sa direction (voir l’article : le président peut-il être trésorier ?). Il est le responsable de la politique financière, elle-même décidée par la direction.
Il propose et trace également des objectifs financiers à atteindre pour réaliser les activités prévues par les membres. Il peut également se charger d’établir le budget prévisionnel.
Voici quelques exemples de missions concrètes dont le trésorier pourra être en charge :
- Établir le rapport financier annuel afin de le proposer à l’assemblée générale.
- Gérer les rentrées financières : encaissement du montant de l’adhésion, gestion des subventions, etc.
- Tenir les livres de comptes de l’association.
- Assurer la relation entre l’association et le banquier.
Le poste de secrétaire
Le secrétaire d’une association est principalement chargé de tenir les différents registres, de rédiger et signé des procès-verbaux de l’assemblée générale ou du conseil d’administration. Ainsi, les fonctions d’un secrétaire requièrent beaucoup de discipline et de rigueur.
Pour comprendre un peu mieux le poste du secrétaire, voici quelques exemples de missions qui peuvent lui être confiées :
- Communiquer à la préfecture les changements relatifs aux statuts de l’association.
- Connaître et faire correctement appliquer les statuts.
- Effectuer un compte-rendu des réunions.
- Tenir à jour les registres.
- Archiver et classer les documents de l’association.
La nomination des dirigeants
Afin de bénéficier d’instances dirigeantes, une association doit choisir en son sein les membres qui les représenteront. La manière dont les différents dirigeants sont nommés doit être inscrite dans les statuts de l’association. Il existe trois façons d’élire un dirigeant d’association :
- L’élection : tous les membres réunis lors de l’assemblée générale peuvent alors voter. Les élus sont alors sous mandat.
- La cooptation : le dirigeant est directement choisi et nommé par le conseil d’administration ou l’assemblée générale.
- La nomination par les statuts : les statuts peuvent au préalable nommer les dirigeants d’une association.
À noter que certains types d’association sont tenus de procéder à une élection. Voir aussi l’article : Qui a le droit de vote dans une association loi 1901 ?
Les responsabilités au sein d’une association
La responsabilité de l’association
L’association peut voir sa responsabilité engagée au même titre qu’une personne tierce. Ses membres sont en effet responsables des actes exercés au sein du groupe.
Il est important de savoir qu’une association est responsable des dommages qu’elle peut causer, et cela sur un plan civil, mais également sur un plan pénal selon le type d’infraction commis. Ainsi, une association pourra être tenue de verser des dommages et intérêts en cas d’infraction.
La responsabilité du dirigeant
En tant que dirigeant, la responsabilité de ce dernier n’est pas engagée puisqu’il est sous mandat (dans l’exercice de ses fonctions) et que la responsabilité civile concernera alors l’association.
Ce cas de figure est valable sauf dans certains cas :
- Si le dirigeant n’a pas agi pour et au nom de l’association.
- S’il commet une faute grave.
- S’il sort de ses attributions et de l’objet initial de l’association.
La responsabilité financière
Que se passe-t-il si une association loi 1901 fait faillite ? La responsabilité financière des dirigeants peut être engagée si un tribunal estime que la faillite est due à une erreur de gestion.
Le président et le trésorier peuvent donc être tenus responsables : l’un pour avoir commis une erreur de gestion, l’autre pour lui avoir confié cette mission et avoir abandonner ses prérogatives.
La responsabilité politique
Les personnes élues au sein de l’association sont également responsables politiquement. Ainsi, elles sont chargées de respecter et mettre en œuvre les choix stratégiques de l’association.
Le pouvoir donné à la direction pendant leur mandat engage les élus envers les adhérents. S’ils venaient à manquer à leurs devoirs, les adhérents peuvent avoir le droit de demander leur démission.
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