L’assemblée générale dans les associations : le socle d’un bon fonctionnement

L’assemblée générale est l’un des éléments prépondérants dans la vie des associations. Lors de ces réunions, les dirigeants et les adhérents présents donnent le cap, orientent un changement de direction ou valident une procédure. C’est un moment fort du fonctionnement d’une association, c’est la raison pour laquelle il doit respecter certaines règles de procédure et d’organisation.

Comment se déroule une assemblée générale d'une association loi 1901

Dispositions communes

La fréquence des convocations aux assemblées est préalablement définie dans les statuts. Une assemblée générale annuelle est généralement préconisée. Dans des cas exceptionnels, comme la dissolution de l’association, une démarche de reconnaissance d’utilité publique, la tenue d’une assemblée générale est imposée et considérée comme extraordinaire.

L’objet social de l’association conditionne aussi la régularité de ces séances. Si les statuts des associations ne donnent aucune précision quant à la composition des assemblées, alors tous les membres sont conviés de droit. Les décisions prises à ces moments sont essentielles, et tous les membres présents ont voix au chapitre.

Convocation et organisation de l’assemblée générale

Les statuts vont, là encore, décider de la marche à suivre. Concernant la convocation, il s’agit de déterminer qui sera la personne ou l’organe compétent en la matière. Le plus souvent, c’est le président de l’association qui diffuse la convocation, sans omettre sa signature au bas du document. La convocation est individuelle ou collective, par le biais d’une parution dans la presse, d’un affichage, etc.

Quoi qu’il en soit, cette convocation doit être accessible à tous les membres de l’association, faute de quoi l’assemblée générale peut être annulée. Bien souvent, la convocation est transmise une quinzaine de jours avant la tenue de l’assemblée générale. Elle se déroule au siège social ou au logement du président ou de l’un ou l’autre membre du bureau (trésorier, secrétaire), pour les plus petites associations.

L’ordre du jour est une composante indispensable et incontournable dans la rédaction de la convocation. Si une décision est votée alors même qu’elle ne figurait pas à l’ordre du jour, la loi stipule qu’elle peut être annulée devant le tribunal ad hoc. La convocation doit aussi indiquer le lieu et l’heure à laquelle va se tenir la séance.

Le déroulement classique d’une assemblée générale et le vote

Les statuts et/ou le règlement intérieur encadrent les assemblées générales. Habituellement, le président accueille les membres et annonce le contenu et le déroulé de la séance. Le président est le garant de la bonne tenue de l’assemblée. C’est à lui d’organiser les débats et de distribuer la parole. Puis, vient le rituel d’émargement des participants pour ensuite vérifier le quorum. Le quorum est le nombre de personnes, défini en amont dans les statuts, nécessaires pour que l’assemblée puisse valablement délibérer et valider les décisions. Les membres du bureau exposent ensuite la vie de l’association, le trésorier précise les comptes de l’exercice écoulé, par exemple. Il est possible de voter le budget à venir. Tous les sujets mis à l’ordre du jour sont abordés, traités et donnent lieu à un vote.

Enfin vient le moment de rédiger le Procès-Verbal. Celui-ci est très important, car il relate les délibérations et les décisions prises. Les Procès-Verbaux sont des dispositions importantes pour la crédibilité des associations et doivent faire l’objet de la plus grande attention. Ils font office de preuve et sont essentiels pour l’obtention de subventions ou d’un agrément.

Les assemblées peuvent être ordinaires ou extraordinaires. Cela va dépendre de l’importance des décisions et de l’urgence à les traiter (dissolution, démission de l’un des membres du bureau, etc.).

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